Как принять и проверить партию матрасов?

При получении партии матрасов сверьте количество мест и состав поставки с заказом и сопроводительными документами. Проверьте маркировку, размеры, модели и состояние доступной для осмотра упаковки. Обнаруженные расхождения или повреждения зафиксируйте фотографиями и оформите в порядке, предусмотренном договором и документами поставки.

Почему к приёмке партии нужно подготовиться

При крупной поставке организация может одновременно получать матрасы нескольких размеров, моделей и вариантов толщины. Без заранее подготовленной ведомости легко перепутать группы или не сразу заметить расхождение в количестве.

Организованная приёмка помогает:

• сверить поставку с заказом;
• разделить матрасы по размерам и помещениям;
• проверить видимое состояние упаковки;
• зафиксировать обнаруженные расхождения;
• правильно распределить изделия по объекту;
• обновить внутренний учёт матрасного фонда.

Что подготовить до приезда машины

До доставки назначьте сотрудника, ответственного за приёмку, и предоставьте ему информацию о заказе.

Потребуются:

• заказ или согласованная спецификация;
• перечень моделей и размеров;
• ожидаемое количество каждой позиции;
• информация об этапах поставки;
• сопроводительные документы;
• телефон или фотоаппарат для фиксации состояния груза;
• рулетка, если потребуется контроль размеров;
• место для временного размещения и сортировки изделий.

Если заказ распределяется по нескольким корпусам, этажам или адресам, подготовьте отдельную ведомость для каждой точки.

Подготовьте место приёмки

Зона приёмки должна позволять безопасно выгрузить, пересчитать и временно разместить изделия. Матрасы необходимо защитить от загрязнений, влаги, острых предметов и контакта с повреждёнными поверхностями.

Заранее проверьте:

• возможность подъезда транспорта;
• свободный проход до места размещения;
• достаточность площади для сортировки;
• чистоту и состояние поверхностей;
• отсутствие предметов, способных повредить упаковку;
• готовность сотрудников, участвующих в приёмке.

Сначала проверьте сопроводительные документы

До распределения матрасов по помещениям необходимо сопоставить фактическую поставку с заказом и документами.

Проверьте:

• наименование покупателя и получателя;
• адрес поставки;
• перечень товаров;
• количество каждой позиции;
• указанные размеры и модели;
• делится ли заказ на несколько поставок;
• какие документы должны быть оформлены при приёмке.

Конкретный порядок проверки и подписания документов определяется условиями заказа и договора.

Как правильно считать матрасы

При подсчёте важно учитывать способ упаковки. Одно грузовое место не всегда следует автоматически считать одним матрасом, если в документах или маркировке указано иное.

Сверяйте:

• общее количество грузовых мест;
• количество изделий внутри группы, если оно обозначено;
• количество каждой модели;
• количество каждого размера;
• основной объём и резерв;
• товары для разных подразделений или адресов.

Результаты удобно отмечать непосредственно в копии спецификации или внутренней ведомости.

Проверяйте не только общее количество

Совпадение общего числа матрасов ещё не означает, что партия собрана правильно. Например, общее количество может совпасть, но размеры внутри поставки будут распределены иначе.

Поэтому подсчёт выполняют отдельно по каждой позиции:

• название или артикул;
• наполнитель;
• размер;
• толщина;
• количество.

Если в заказ входят защитные чехлы, подушки, одеяла или спальные комплекты, их также проверяют отдельными строками.

Как проверить маркировку

Если на упаковке или товаре имеется маркировка, сопоставьте её с данными заказа. Обратите внимание на:

• название модели;
• артикул;
• размер;
• толщину, если она указана;
• количество изделий;
• другие сведения, предусмотренные для конкретного товара.

Не следует распределять изделия по комнатам до окончания сверки. После перемещения по объекту восстановить состав исходной поставки будет сложнее.

Как проверить состояние упаковки

Во время приёмки осмотрите доступные поверхности упаковки. Обратите внимание на:

• разрывы;
• проколы;
• сильные загрязнения;
• следы влаги;
• нарушение целостности;
• видимое воздействие на товар.

Если упаковка имеет повреждение, сфотографируйте общий вид грузового места и проблемный участок крупным планом. Дальнейшие действия выполняйте в порядке, предусмотренном документами и условиями поставки.

Можно ли проверить размер при получении

Если это допускается порядком приёмки и не требует преждевременного нарушения упаковки, можно сопоставить маркировку с заказанными размерами.

Фактический размер распакованного изделия проверяют в соответствии с инструкцией и особенностями конкретной модели. Некоторые матрасы могут поставляться в сложенном или скрученном виде, если это предусмотрено производителем.

Не следует делать окончательный вывод о размере и форме изделия до выполнения указаний производителя по распаковке и восстановлению.

Что проверять после распаковки

После распаковки и подготовки изделия в соответствии с инструкцией проверьте:

• соответствие модели заказу;
• длину и ширину;
• толщину с учётом особенностей измерения;
• целостность чехла;
• состояние швов;
• отсутствие видимых повреждений;
• соответствие характеристик карточке товара и заказу.

Если производитель предусматривает время на восстановление изделия после транспортировки, необходимо соблюдать указанную инструкцию.

Как проверять спальные комплекты

Если организация получает готовые комплекты, необходимо проверить не только количество упаковок, но и состав каждого типа комплекта.

В представленную модель комплекта для рабочих входят:

• матрас 70×190 см;
• подушка 50×50 см;
• одеяло 100×190 см.

Актуальный состав и характеристики проверяйте в карточке комплекта для рабочих.

Постельное бельё и защитные чехлы учитываются отдельно, если они не обозначены в составе заказанного товара.

Как зафиксировать расхождения

Если обнаружено несоответствие, важно зафиксировать его до распределения изделий по объекту.

Рекомендуется записать:

• дату и время приёмки;
• номер заказа или документа;
• наименование спорной позиции;
• ожидаемое и фактическое количество;
• размер или модель;
• характер видимого повреждения;
• номер грузового места или маркировку;
• ФИО ответственного сотрудника.

Сделайте фотографии общего вида партии, маркировки и обнаруженного несоответствия. Оформление выполняется в соответствии с договором и сопроводительными документами.

Как распределить матрасы по помещениям

После завершения приёмки изделия можно разделить по корпусам, этажам, комнатам и типам кроватей.

Для маркировки групп используйте:

• размер матраса;
• модель;
• толщину;
• корпус или этаж;
• номер комнаты;
• верхний или нижний ярус, если это необходимо.

Не следует удалять заводскую или товарную маркировку до завершения проверки и внутреннего распределения.

Проверьте матрас на кровати каждого типа

Если образец не проверялся до основной закупки, после приёмки необходимо сопоставить одну выбранную модель с кроватью каждой размерной группы.

Проверьте:

• соответствие длины и ширины основанию;
• положение внутри каркаса;
• допустимую толщину;
• высоту боковых ограничителей;
• для верхнего яруса — сохранение защитной функции борта;
• совместимость с выбранным защитным чехлом.

Инструкция по измерению представлена на странице «Как правильно измерить кровать перед заказом матраса?».

Как обновить внутренний учёт

После завершения приёмки внесите новые матрасы в ведомость организации.

Можно зафиксировать:

• модель и размер;
• дату поступления;
• дату ввода в эксплуатацию;
• корпус, комнату и кровать;
• наличие защитного чехла;
• количество изделий в резерве;
• место хранения резервных матрасов.

Такой учёт упрощает последующую проверку состояния и планирование повторной закупки.

Как хранить матрасы до распределения

До установки на кровати изделия необходимо размещать с соблюдением рекомендаций производителя. Следует защитить их от влаги, загрязнений, острых предметов и случайного повреждения.

Не оставляйте матрасы в длительной скрутке или сложенном положении, если это не предусмотрено для конкретной модели. Условия и допустимое положение хранения необходимо проверять в инструкции.

Основные ошибки при приёмке

• проверять только общее количество грузовых мест;
• не сверять размеры и модели;
• сразу распределять изделия по комнатам;
• не осматривать доступные поверхности упаковки;
• не фиксировать повреждения фотографиями;
• подписывать документы без предусмотренной заказом проверки;
• снимать всю маркировку до завершения приёмки;
• хранить изделия в неподходящем месте;
• не обновлять внутреннюю ведомость.

Чек-лист приёмки партии

1. Подготовьте спецификацию и назначьте ответственного сотрудника.
2. Организуйте место для разгрузки и сортировки.
3. Сверьте документы и адрес поставки.
4. Посчитайте грузовые места и отдельные позиции.
5. Проверьте модели, размеры и маркировку.
6. Осмотрите упаковку на доступных участках.
7. Зафиксируйте расхождения фотографиями и записями.
8. Проверьте изделия в порядке, предусмотренном для конкретной модели.
9. Распределите матрасы по помещениям и обновите учёт.

Краткий вывод

Приёмку партии необходимо проводить по заранее подготовленной ведомости. Проверяйте не только общее количество, но и каждую группу по модели, размеру и толщине.

Обнаруженные расхождения и видимые повреждения следует зафиксировать и оформить в порядке, предусмотренном документами поставки. До завершения проверки не распределяйте изделия по комнатам и не удаляйте маркировку.

Подготовить исходные данные поможет статья «Какие данные нужны для расчёта заказа матрасов для организации?». Все основные модели представлены в категории матрасы для организаций.

ГОСТТЕКСТИЛЬ — «Полезный текстиль по честной цене».