Запас матрасов может быть полезен организации, если требуется быстро заменять изделия или вводить дополнительные спальные места. Размер резерва рассчитывают отдельно для каждой модели и размерной группы с учётом загрузки объекта, сроков повторной поставки и условий хранения. Универсального процента запаса для всех организаций нет.
Зачем организации резервные матрасы
Резерв позволяет заменить матрас без ожидания новой поставки или оперативно укомплектовать дополнительное спальное место. Однако создавать большой запас автоматически не следует: изделиям необходимо обеспечить подходящие условия хранения и регулярный учёт.
Резерв может потребоваться:
- гостинице с высокой загрузкой;
- хостелу с большим количеством спальных мест;
- общежитию с несколькими корпусами;
- рабочему объекту с меняющимся количеством проживающих;
- организации, использующей несколько размеров кроватей;
- объекту, где повторная поставка требует предварительного согласования.
В каких случаях запас особенно полезен
Организации стоит рассмотреть резерв, если:
- нельзя надолго выводить спальное место из эксплуатации;
- объект работает с высокой загрузкой;
- матрасы распределены между несколькими корпусами;
- используются модели или размеры, замену которым нужно заказывать заранее;
- проводится поэтапное расширение объекта;
- есть подходящее помещение для хранения;
- назначен сотрудник, отвечающий за учёт запаса.
Если организация может быстро заказать замену и не имеет подходящего склада, большой резерв может оказаться нецелесообразным.
Почему нельзя использовать единый процент
Гостиница, сезонный хостел, студенческое общежитие и строительный объект работают в разных условиях. У них отличаются загрузка, размеры кроватей, порядок закупки и возможности хранения.
Одинаковый процент резерва может привести к двум ошибкам:
- запаса окажется недостаточно для востребованной размерной группы;
- на складе останутся невостребованные матрасы неподходящего размера.
Поэтому резерв рассчитывают не только от общего количества, но и отдельно по моделям, размерам и назначению.
Сначала посчитайте основной матрасный фонд
До расчёта резерва необходимо определить количество действующих спальных мест. В основной фонд входят матрасы, которые сразу устанавливаются на исправные кровати.
Порядок расчёта:
- проведите инвентаризацию помещений;
- посчитайте исправные спальные основания;
- измерьте внутренние размеры кроватей;
- разделите их на размерные группы;
- определите модель для каждой группы;
- рассчитайте основное количество;
- после этого отдельно определите резерв.
Полная инструкция находится на странице «Как рассчитать количество матрасов для организации?».
Какие факторы учитывать при расчёте резерва
Загрузка объекта
Чем больше спальных мест используется одновременно, тем сложнее временно вывести кровать из эксплуатации. Организация должна учитывать обычную и максимальную загрузку.
Количество размерных групп
Один резервный матрас не поможет, если он не подходит к освободившейся кровати. Поэтому запас планируют отдельно для каждого используемого размера.
Количество моделей
Если организация использует ППУ, ХОЛКОН и ватные матрасы, необходимо определить, нужен ли резерв каждого типа или можно унифицировать часть фонда.
Срок повторной поставки
Уточните возможность и предполагаемые сроки поставки необходимых моделей. Наличие товаров может меняться, поэтому информацию проверяют перед оформлением заказа.
Условия хранения
Не следует создавать запас, который невозможно правильно разместить. Матрасы необходимо защищать от влаги, загрязнений и механических повреждений.
Планы расширения
Матрасы для новых кроватей не всегда являются резервом. Если организация точно планирует ввод дополнительных спальных мест, их лучше учитывать отдельной строкой как будущую комплектацию.
Как рассчитать резерв по размерным группам
Составьте таблицу, в которой каждая модель и размер указаны отдельно.
Для каждой группы зафиксируйте:
- количество матрасов в эксплуатации;
- количество уже имеющихся исправных запасных изделий;
- желаемый уровень резерва, утверждённый организацией;
- количество, которое нужно заказать;
- место хранения;
- объект или корпус, для которого предназначен запас.
Формула для отдельной размерной группы:
Количество к заказу в резерв = утверждённая потребность в запасе − количество уже имеющихся пригодных резервных матрасов.
Если результат равен нулю или меньше нуля, дополнительный резерв по этой группе не требуется.
Пример расчёта
Допустим, организация использует:
- 30 матрасов 70×190 см;
- 12 матрасов 80×200 см;
- 6 матрасов 90×200 см.
После внутренней оценки организация решила иметь:
- 2 резервных матраса 70×190 см;
- 1 резервный матрас 80×200 см;
- 1 резервный матрас 90×200 см.
На складе уже имеется один пригодный матрас 70×190 см. Тогда к заказу в резерв потребуется:
- 1 матрас 70×190 см;
- 1 матрас 80×200 см;
- 1 матрас 90×200 см.
Это условный пример. Фактический уровень запаса организация определяет самостоятельно.
Как рассчитать запас для гостиницы
В гостинице резерв рассчитывают по типам номеров и кроватей. Отдельно учитывают:
- односпальные модели;
- двуспальные модели;
- матрасы для сдвигаемых кроватей;
- дополнительные спальные места;
- защитные чехлы соответствующих размеров.
Если две кровати могут сдвигаться, резервный матрас должен совпадать с используемой группой по основным параметрам.
Как рассчитать запас для хостела или общежития
Для хостела и общежития важно учитывать одноярусные и двухъярусные кровати. Матрас, подходящий нижнему ярусу, не всегда соответствует ограничению по толщине верхнего.
Если верхние и нижние места комплектуются разными моделями, резерв для них учитывается отдельно.
Подходящие товары представлены в категории матрасы для общежитий и хостелов.
Как рассчитать запас для рабочих
На строительном объекте количество проживающих может меняться. При этом матрасы для запланированного увеличения числа работников следует отделять от аварийного или эксплуатационного резерва.
В ведомости можно использовать три строки:
- основная действующая комплектация;
- изделия для планируемого расширения;
- резерв для замены.
Матрасы и комплекты представлены в категории матрасы для рабочих и строителей.
Нужно ли хранить запас всех наполнителей
Необязательно создавать отдельный резерв каждого наполнителя, если организация может безопасно и обоснованно унифицировать модели. Но резервное изделие должно соответствовать кровати по размеру, толщине и другим необходимым характеристикам.
Перед унификацией сравните:
- размеры оснований;
- допустимую толщину;
- назначение помещений;
- характеристики матрасов;
- совместимость с защитными чехлами;
- требования организации.
Сравнение материалов находится на странице «ППУ, ХОЛКОН или ватный матрас — что выбрать для организации?».
Нужен ли запас защитных чехлов
Чехлы рассчитывают отдельно. Необходимость резерва может зависеть от порядка ухода, времени стирки и сушки, количества размеров и загрузки объекта.
Запасной чехол должен соответствовать длине, ширине и толщине матраса. Универсальный размер нельзя использовать без проверки совместимости.
Рекомендации представлены в статье «Как выбрать защитный чехол для матраса?».
Как учитывать резерв на складе
Для каждого запасного матраса следует сохранять информацию:
- название или артикул;
- размер;
- толщину;
- наполнитель;
- дату получения;
- место хранения;
- объект или группу кроватей;
- текущее состояние.
После выдачи изделия в эксплуатацию данные в ведомости необходимо обновить.
Полная инструкция находится на странице «Как хранить запасные матрасы в гостинице, хостеле или общежитии?».
Когда резерв становится избыточным
Запас следует пересмотреть, если:
- кровати были заменены на другой размер;
- организация перешла на другую модель матрасов;
- часть помещений больше не используется;
- изменился номерной или коечный фонд;
- условия хранения перестали соответствовать требованиям;
- на складе накопились невостребованные размеры.
Резервные матрасы необходимо периодически сопоставлять с фактически используемыми кроватями.
Основные ошибки
- рассчитывать один общий процент без разделения по размерам;
- не учитывать уже имеющийся запас;
- смешивать резерв и будущую комплектацию;
- хранить запасные изделия без маркировки;
- не проверять их состояние;
- создавать запас без подходящего помещения;
- не обновлять ведомость после выдачи матраса;
- хранить невостребованные размеры после замены кроватей.
Краткий алгоритм расчёта
- Посчитайте действующие спальные места.
- Разделите матрасы по размерам, моделям и толщине.
- Проверьте имеющийся резерв.
- Оцените загрузку и сроки повторной поставки.
- Проверьте условия хранения.
- Утвердите необходимый запас для каждой группы.
- Вычтите уже имеющиеся пригодные изделия.
- Добавьте результат в ведомость заказа отдельными строками.
Краткий вывод
Резерв матрасов нужен не каждой организации в одинаковом объёме. Его рассчитывают отдельно для каждого размера и модели с учётом загрузки, сроков поставки и возможности правильного хранения.
Основной фонд, будущую комплектацию и эксплуатационный резерв необходимо учитывать отдельно. Универсального процента запаса нет.
Подобрать изделия можно в категории матрасы для организаций. Перед оформлением заявки используйте инструкцию «Какие данные нужны для расчёта заказа матрасов для организации?».
ГОСТТЕКСТИЛЬ — «Полезный текстиль по честной цене».